شرکتها با یکدیگر در رقابتند تا در صنعت خود پیشرو باشند. در شرایطی که عواملي نظير رکود، فشارهاي تورمي و افزايش رقابت مي توانند مانع از رسيدن به اين هدف شوند، لازم است شرکت ها به دنبال استراتژی هایی باشند که منجر به مزیتهای رقابتی آنها می شود.

یکی از این استراتژی ها، ایجاد سیستم های اطلاعاتی شرکت است. این سیستم های اطلاعاتی به شرکت کمک می کند تا از داده به طور مناسب (برای مدیریت منابع) استفاده کنند، حجم کار ها کاهش دهند و همچنین این سیستم ها به رعایت اجباری مقررات مختلف درون سازمان نیز کمک می کنند.

-------------------------------

ذخیره سازی اطلاعات و تجزیه و تحلیل

در حال حاضر، بسیاری از شرکتها دیگر اطلاعات خود را به صورت ثبت دستی در فرمت های کاغذی مدیریت نمی کنند. با بکارگیری سیستم های اطلاعاتی، شرکت ها می توانند از پایگاه های داده پیچیده و جامع استفاده کنند که قادرند تمام اطلاعات قابل تصور مربوط به شرکت را شامل شود. سیستم های اطلاعاتی  میتوانند داده ها را ذخیره کنند، به روز رسانی کنند و حتی تجزیه و تحلیل نمایند. با استفاده از این سیستم ها مدیران می توان  راه حل های دقیقی برای مشکلات فعلی و آینده خود بدست آورند.

علاوه بر این، این سیستم ها می توانند داده ها را از منابع مختلف در داخل و خارج از شرکت باهم تجمیع کنند، این کار باعث میشود شرکت در مورد عملکرد داخلی و فرصت ها و تهدیدهای خارجی اطلاعات بروزی داشته باشد.

 کمک به تصمیم گیری

موفقیت طولانی مدت یک شرکت بستگی به درستی برنامه های استراتژیک آن دارد. تیم مدیریتی سازمان از سیستم های اطلاعاتی برای تدوین برنامه های استراتژیک و تصمیم گیری برای افزایش طول عمر سازمان و رونق آن استفاده میکند.

بنگاه ها از سیستم های اطلاعاتی برای ارزیابی اطلاعات از همه منابع، از جمله اطلاعات از منابع خارجی مانند رویترز یا بلومبرگ، که اطلاعات در مورد اقتصاد عمومی را ارائه می دهند، استفاده می کند. این تجزیه و تحلیل ها و مقایسه ها با روند بازار، سازمان را قادر می سازد تا کفایت و کیفیت تصمیمات استراتژیک خود را تجزیه و تحلیل کند.

 کمک به فرآیندهای کسب و کار

سیستم های اطلاعاتی به شرکت ها کمک می کنند تا سیستم های زیادی که برای شرکت ارزش افزوده ایجاد میکنند را توسعه دهند. به عنوان مثال، یک شرکت می تواند سیستم های اطلاعاتی را با چرخه تولید یکپارچه کند تا مطمئن شود که تولید مطابق با الزامات استانداردهای مدیریت کیفیت انجام میشود.

ایجاد سیستم های اطلاعاتی، فرآیندهای کسب و کار را ساده کرده و فعالیت های غیر ضروری را حذف می کند. سیستم های اطلاعات کنترل روی کارکنان را اضافه میکنند تا اطمینان حاصل شود که فقط کاربران با حقوق دسترسی مجاز می توانند وظایف خاصی را انجام دهند. علاوه بر این، سیستم های اطلاعات، وظایف تکراری را از بین می برند و باعث افزایش دقت می شوند، و اجازه می دهد تا کارکنان تمرکز بیشتری روی کارها بارزش بالا داشته باشند. سیستم های اطلاعاتی همچنین می توانند به برنامه ریزی و اجرای بهتر پروژه ها از طریق نظارت و مقایسه موثر با معیارهای تعیین شده منجر شوند.

 ملاحظات

پیاده سازی سیستم های اطلاعاتی در یک سازمان هزینه دارد. هزینه های پیاده سازی شامل نه تنها نصب سیستم، بلکه جلسات آموزش کارکنان است. علاوه بر این، کارکنان ممکن است پذیرش سیستم های اطلاعاتی را بعنوان یک تغییر غیر قابل توجیه ببینند و بنابراین ممکن است در برابر این تغییر مقاومت کنند. مقاومت در برابر تغییر می تواند عملیات تجاری را مختل کند و می تواند باعث تغییر کارکنان شود. شرکت ها باید برای ارزیابی درستی تصمیم برای ایجاد یک سیستم اطلاعاتی و هدایت شرکت در فاز انتقال، رهبرد خود را داشته باشند و برای سیستم های اطلاعاتی در برابر مزایای بالقوه هزینه کنند.

متن ارائه شده ترجمه ای است از مرجع زیر:

The Three Fundamental Roles of Information Systems in Business

by Julie Davoren; Updated June 27, 2018

 http://smallbusiness.chron.com/importance-information-systems-organization-69529.html