هدف اصلی از خرید نرم افزار توسط یک سازمان و یا شرکت، حل مسئله ی اطلاعاتی است که با آن درگیر می باشد و قاعدتاً میخواهد این مسئله را در کمترین زمان و با کمترین هزینه حل نماید. دو روش کلی برای توسعه نرم افزار در سازمان وجود دارد: یکی خرید بسته آماده نرم افزاری و دیگری تهیه نرم افزار بصورت سفارشی .(تفاوت بسته آماده نرم افزاری و تهیه سفارشی چیست؟)
هیچکدام از این روشها به خودی خود بر دیگری رجحان ندارد و هرکدام داری محاسن و معایبی میباشد. در انتخاب روش تهیه نرم افزار، تمرکز اصلی باید بر روشی باشد که بتواند مسئله را حل نماید و بعد از آن میتوان به قیمت و زمان نیز فکر کرد. زیرا اگر مسئله حل نشود هر مقدار که برای آن منابع مصرف نموده باشید آنها را به هدر داده اید و گاهی حتی تصمیم غلط میتواند موجب ورشکستی بنگاه نیز بشود. بنابراین تصمیم درست در این خصوص برای یک بنگاه بسیار حائز اهمیت میباشد.
با توجه به پیچیدگی ذاتی نرم افزار، انتخاب روش صحیح تهیه نرم افزار کاری سخت و حرفه ای است که نیاز به افراد متخصص و با تجریه دارد تا بر مبنای شرایط و تحلیل هزینه و فایده، پیشنهاد مناسب را ارائه نمایند ولی نکات کلی زیر میتواند تا حدودی راه گشا باشد:
- اگر جنس مسئله از نوع مسائل علمی مثل مثلاً محاسبه مقاومت مصالح است، راه حل درست انتخاب نرم افزارهای آماده جهانی است.
- اگر مسئله ای خاص و یا کسب وکاری از نوع خاص دارید، به احتمال زیاد بسته آماده نرم افزاری برای شما وجود ندارد و چاره ای جز تهیه آن به روش سفارشی نیست.
- اگر شما مسئله ای دارید که همه ابعاد آن را خوب میشناسید و نرم افزار آماده ای هم هست که آن را برای شما حل میکند، قطعاً بهترین انتخاب خرید نرم افزار آماده است. ولی اگر صورت مسئله کاملا برایتان واضح نیست، بهتر است از تهیه نرم افزار بصورت سفارشی استفاده نماید. دقت نمایید در اغلب مواقع پیچیدگیهای مسئله همانند کوه یخی است که بخش اعظم آن پنهان است و فقط بخش کوچکی از آن هویدا است و افراد متخصص و صاحب تجربه میتوانید بخش پنهانی این کوه یخ را درک نمایند.
- اگر برای مسئله ای که دارید راه حل استاندارد و جهانی وجود دارد و شما هم میتوانید خود را با راه حل پیشنهادی نرم افزار آماده منطبق نمایید، انتخاب نرم افزار آماده انتخاب مناسبی است. البته باید توجه داشته باشید که این راه حل جامع و کامل باشد.
- اگر مسئله ای که با آن مواجهید راه حل مشخص و استانداردی ندارد و یا شما نمی توانید خود را با راه حلهای آماده منطبق نمایید، گزینه بهتر انتخاب نرم افزار سفارشی است. برای مثال اگر برای کنترل و مدیریت فرآیند تولید یک محصول پیچیده قصد تهیه نرم افزار دارید، شانس موفقیت نرم افزار آماده و پوشش جزئیات مورد نیاز شما بسیار پایین است.
- اگر شما در یک کسب و کار، متفاوت از رقبای خود فکر میکنید، بنابراین نیازمند روشهای کاری متفاوت هستید و نمیتوانید از نرم افزاری آماده که متدها و فرآیندهای عمومی و همه پسند در آن است، استفاده نمایید. بنابر این راه کار شما استفاده از نرم افزار سفارشی است.
- اگر سازمانی دارید که مقاومت افراد در برابر تغییرات بالا است و شما به راحتی نمیتوانید افراد و ساختارها را جابجا کنید، ریسک موفقیت نرم افزار آماده بالاتر از نرم افزار سفارشی می باشد. زیرا نرم افزار بر ساختارها و فرهنگ سازمانی و روشهای کاری تاثیر میگذارد و این امر مستلزم جابجایی افراد و ساختارهاست.
بیاد داشته باشید:
- پیکربندی یک نرم افزار آماده کاری آسان، کم هزینه و بدون ریسک نیست. هر چقدر نرم افزار پیچیده تر باشد احتمال اینکه با پیکربندی به نتیجه مطلوب برسیم کمتر می شود. برای مثال نرم افزارهای ERP که پیکربندیهای پیجیده ای دارند، شکست های قابل توجهی هم دارند. چون اولاً شما به مشاوران و افرادی نیاز دارید که قابلیت های نرم افزار را به خوبی بشناسند و همچنین این افراد باید جزئیات مسئله شما و فرهنگ سازمانی شما را به خوبی بدانند و یاقتن چنین کسانی کار آسان و ارزانی نیست. دوماً فرضاً فرد یا افراد مناسب را پیدا کردید معلوم نیست نرم افزار جزئیات مورد نظر و نیاز شما را پوشش بدهد.
- در روش تهیه سفارشی نرم افزار پرسنل سازمان درگیر تهیه آن میشوند و این مسئله محاسنی دارد: یکی اینکه پرسنل در استفاده از آن مقاومت نمیکنند و یا مقاومت کمتری میکنند و دوم اینکه از آنجا که در تهیه نرم افزار مشارکت داشته اند با نرم افزار ارتباط خوبی برقرار میکنند در نتیجه میتوانند به خوبی از همه امکانات نرم افزار استفاده نمایید. این درحالیست که در نرم افزار آماده امکان اینکه شما از بخشی از امکانات استفاده ننمایید و یا پرسنل به خوبی با ان ارتباط برقرار نکنند، بالا است.
- نکته بسیار مهم اینکه اجرای پروژه های نرم افزاری از جنس فرهنگی است و نباید با نگاه و شیوه سخت افزاری آنها رامدیریت نمود.
- استفاده از راه حلهای نرم افزاری جهانی و یا Best Practice ها که مستلزم جهش های بلند و انقلابی در نظام فکری و روشی سازمان میشوند، بسیار پر ریسک میباشد و اگر سازمان زمینه و آمادگی این جهش را نداشته باشد احتمال ورشکستگی بنگاه بسیار بالا میرود. این امر مانند آن است که از یک دونده آماتور بخواهیم برنامه تمرینی یک دونده حرفه ای جهانی را اجرا کند. قطعاً بهبودهای مسمتر و کوچک ریسک پایین تر و در نهایت موفقیت بالاتری دارند.
- قانون بیست، هشتاد در تعیین خواسته نرم افزاری هم صادق است. معمولا بیست درصد خواسته ها که ارزش زیادی برای سازمان دارند به انداره هشتاد درصد هزینه و زمان میخواهند.